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1 Avant-propos
Avant-propos. Nous respectons la vie privée de nos clients et visiteurs de notre site web. Nous traitons donc avec soin vos données à caractère personnel. La présente politique de confidentialité vise à vous informer sur la manière dont nous traitons vos données à caractère personnel lorsque vous utilisez ce site web, ainsi que lorsque vous faites appel à nos services.
Brève introduction à la législation relative à la protection des données à caractère personnel.À partir du 25 mai 2018, une législation est en vigueur qui régit vos droits en matière de données à caractère personnel. Les notions principales de cette nouvelle législation (souvent appelée RGPD) sont les personnes concernées, les données à caractère personnel et les traitements. La personne concernée, c’est vous, la personne physique qui visite ce site web ou utilise nos services. Vos données à caractère personnel sont toutes les informations qui vous concernent : cela peut être votre nom, votre adresse e-mail, mais aussi vos contacts avec nous, vos préférences concernant le bien que vous recherchez, ou ce que vous nous avez communiqué dans un formulaire de contact. Ce que nous faisons avec vos données à caractère personnel, c’est les traiter. Cela va de la collecte, au stockage, jusqu’à l’utilisation à plusieurs fins.
2 Quelles données à caractère personnel ?
Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?Nous traitons vos données à caractère personnel afin de pouvoir vendre ou louer votre bien, afin de pouvoir trouver une correspondance entre vos souhaits et vos besoins et les biens que nous mettons en location et en vente, et afin de vous permettre de rester informé des biens qui pourraient vous intéresser.
Sur quelle base légale traitons-nous vos données à caractère personnel (la « base juridique »).Toute utilisation de vos données à caractère personnel doit avoir une base légale, doit être « licite ». Nous traitons vos données sur la base de notre intérêt légitime, de votre consentement, de la phase précontractuelle ou de l’exécution d’un contrat, et de l’obligation légale.
Parfois, nous avons une «obligation légale» pour recueillir des données à caractère personnel. Par exemple, pour pouvoir établir un compromis de vente, nous devons disposer de votre numéro de registre national.
Pour certains éléments, comme l’envoi de newsletters par e-mail, nous demandons votre consentement. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Cela peut se faire simplement, le plus souvent en cliquant sur le bouton « se désinscrire » que vous trouverez dans chacun de ces e-mails.
Nous conservons également des données sur la base de notre «intérêt légitime». Cet « intérêt légitime » englobe les éléments dont vous, en tant que client, pouvez vous attendre à ce que nous en ayons besoin en tant qu’agence immobilière pour effectuer correctement notre travail. Il s’agit par exemple de l’établissement de listes de clients (que nous aborderons plus loin) ou d’informations spécifiques qui sont importantes dans le cadre de certains biens ou de certains clients.
Enfin, bien entendu, nous avons besoin de données à caractère personnel pour la convention que nous avons avec vous afin de pouvoir l’exécuter, comme des données d’identification, des données d’adresse et des coordonnées de contact.
Quelles données à caractère personnel conservons-nous à votre sujet ? Quelles données à caractère personnel nous conservons à votre sujet dépendent de la relation que vous avez avec nous. Nous appelons cela catégories de personnes concernées.
Relation et description
Visiteur
La personne physique qui consulte le site web sans se faire connaître et sans nous fournir de données à caractère personnel.
Services sans engagement
La personne physique qui utilise nos services gratuits (tels que la conservation de recherches, l’estimation gratuite d’un bien, le formulaire de contact) sans signer de convention.
Candidat-locataire
Le candidat-locataire qui nous fournit, dans le contexte d’un bien spécifique ou dans le cadre de la recherche d’un logement à louer en général, des informations détaillées et qui visite éventuellement un ou plusieurs biens.
Candidat-acheteur
Le candidat-acheteur qui nous fournit, dans le contexte d’un bien spécifique ou dans le cadre de la recherche d’un logement à acheter en général, des informations détaillées et qui visite éventuellement un ou plusieurs biens.
Bailleur
Le bailleur, avec lequel une mission de location est signée.
Vendeur
Le vendeur, avec lequel une mission de vente est signée.
Occupant
La personne qui occupe un bien, lorsque cet occupant n’est pas le bailleur ou le vendeur lors de la transaction.
Prospect
La personne physique que nous contactons ou qui nous contacte en vue de la mise en vente ou en location d’un bien appartenant à cette personne.
Nous passons en revue ci-dessous, par catégorie de client, comment nous traitons vos données à caractère personnel, si vous pouvez vous y opposer et quelles en sont les conséquences. Ensuite, nous indiquons quels sont vos droits, en tant que personne concernée, à notre encontre.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du visiteur? Lorsque, en tant que visiteur de notre site web, vous ne nous communiquez pas de données à caractère personnel, nous ne conservons aucune donnée à caractère personnel. Selon les paramètres du navigateur, il est possible que des cookies soient placés sur l’appareil de l’utilisateur. Reportez-vous à la politique relative aux cookies pour plus d’informations.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous dans le cadre de services sans engagement? Certains de nos services sont entièrement sans engagement. Dans ce cas, nous ne traitons que les données nécessaires à ce service.
Ces services incluent notamment : la création d’un profil, la conservation de recherches, une estimation gratuite de votre bien, le remplissage d’un formulaire de contact, l’inscription à une newsletter. Lors de la création d’un profil, les données suivantes peuvent être demandées : données d’identification et données de contact. Lors de la conservation d’une recherche, en plus d’une adresse e-mail, l’information nécessaire ou utile pour établir la recherche demandée par vous est conservée. Une estimation gratuite de votre bien implique un certain investissement et il est normal que nous puissions conserver différentes données à caractère personnel, telles que des données relatives au bien, des données d’identification, des données de contact, la raison pour laquelle vous demandez l’estimation. Le fait de faire réaliser une estimation gratuite implique un consentement à la collecte de ces données. Une fois l’estimation effectuée, nous conservons cette estimation, à la fois sur la base de votre consentement et de l’intérêt légitime, ainsi que sur la base d’une éventuelle responsabilité liée à cette estimation. Lorsque vous remplissez un formulaire de contact, nous conservons vos données de contact et votre demande ou remarque, ainsi que toute communication ultérieure. Lorsque vous vous inscrivez à une newsletter, votre adresse e-mail est conservée.
À l’exception de ce qui est indiqué ci-dessus, tout traitement a lieu dans le cadre de votre consentement.
Nous stockons ces données à caractère personnel tant que le traitement est en cours et jusqu’à 6 mois ou plus après votre dernière activité.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du candidat-locataire? Vous êtes candidat-locataire dès lors que vous vous êtes manifestement annoncé auprès de nous. Pour un candidat-locataire, les traitements suivants sont possibles. Un pré-screening permet d’établir votre profil de locataire. Il ne s’agit absolument pas d’une « décision automatisée ». Nous collectons ces données afin de vous permettre de visiter des biens susceptibles de correspondre à vos souhaits et afin de ne pas vous faire visiter des biens qui, d’une certaine manière, ne constituent pas une correspondance pour vous. Ces données à caractère personnel peuvent notamment inclure : votre fiche de paie ou des données relatives à votre revenu, votre situation familiale, la date à partir de laquelle vous souhaitez louer, votre budget, ainsi que toutes les informations concernant le bien souhaité. Si un bien est visité, nous l’enregistrons également. En cas de conclusion d’un contrat de bail, toutes les données nécessaires pour pouvoir conclure le contrat de bail sont collectées et conservées.
Nous conservons ces données à caractère personnel en vue d’une éventuelle conclusion d’un contrat de bail. La base légale du traitement est donc la « phase précontractuelle ». La durée de conservation des données à caractère personnel est d’au moins 6 mois, dépend ensuite de votre niveau d’activité en tant que candidat-locataire, et peut être prolongée dans un cadre raisonnable afin d’établir un profil de long terme en tant que locataire. Si, sur la base de votre activité réduite en tant que candidat-locataire, il est décidé de ne plus traiter vos données, vous pouvez en être informé à l’avance.
Si vous signez un contrat de bail, nous devons conserver les données à caractère personnel pendant au moins 10 ans pour notre responsabilité contractuelle.
Vous avez un droit d’accès et un droit effectif de rectification des données objectivement erronées. Aucune donnée à caractère personnel relevant de catégories particulières (telles que la race, la religion, l’orientation sexuelle, la santé) n’est conservée, sauf si vous le demandez exceptionnellement de manière explicite.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du candidat-acheteur? Vous êtes candidat-acheteur dès lors que vous vous êtes manifestement annoncé auprès de nous. Pour un candidat-acheteur, nous traitons les données à caractère personnel suivantes. Nous conservons votre nom, votre adresse e-mail et votre numéro de GSM. Nous notons vos souhaits et besoins concernant le bien que vous recherchez, ainsi que toute autre information que vous nous communiquez concernant votre situation ou dont nous comprenons qu’elle peut être utile pour trouver un bien approprié. Si vous visitez un bien, nous l’enregistrons comme une activité, liée à ce bien. Le vendeur, qui a accès au rapport d’activités via un profil en ligne, ne voit que qu’une visite a eu lieu. Si vous faites une offre, nous conservons votre offre et la réponse du vendeur. Si une offre ou une contre-offre est acceptée, toutes les données légales nécessaires pour pouvoir établir un compromis sont collectées et conservées (comme une copie ou un relevé de votre carte d’identité). Le compromis est également conservé. Si vous avez montré un intérêt important pour un bien ou visité un bien, et que notre mission se termine sans vente du bien, alors le vendeur reçoit, via un courrier recommandé, une liste de tous les candidats-acheteurs (sérieux). Cette liste contient votre nom, votre adresse e-mail et un numéro de GSM partiellement rendu illisible. Nous transmettons vos données au vendeur en raison d’un intérêt légitime impérieux, à savoir des dispositions contractuelles contraignantes prévues dans la mission de vente. Cela signifie que vous ne pouvez pas vous y opposer. Les mesures de précaution suivantes sont prises dans ce cadre : il est interdit au vendeur de vous contacter directement sur la base de cette liste ; il lui est également interdit de communiquer à qui que ce soit que vous figurez sur cette liste, ainsi que de transmettre cette liste ; et après 6 mois, le vendeur est tenu de détruire la liste, ainsi que toute copie ou scan qu’il/elle pourrait en avoir. En outre, il est possible que nous transmettions cette liste à un agent immobilier qui reprend la mission de vente, ou avec qui nous collaborons.
À l’exception des cas mentionnés ci-dessus, le traitement a lieu sur la base de votre consentement et de notre intérêt légitime afin de pouvoir mieux vous servir. Vos données sont conservées pendant une durée minimale de 2 ans.
Si vous faites une offre contraignante, signez une promesse d’achat ou un compromis, nous devons conserver les données à caractère personnel pendant au moins 10 ans pour notre responsabilité contractuelle. Par défaut, nous conservons vos données pendant une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pouvez demander la suppression de vos données.
Vous avez un droit d’accès et un droit effectif de rectification des données objectivement erronées. À cet effet, vous devez nous fournir la preuve de votre identité, communiquer les informations correctes, ainsi que, si nécessaire, une preuve suffisante de la valeur correcte de ces informations. Aucune donnée à caractère personnel relevant de catégories particulières (telles que la race, la religion, l’orientation sexuelle, la santé) n’est conservée, sauf si vous le demandez exceptionnellement de manière explicite.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du bailleur? Dans le cadre d’une mission de location, nous conservons toutes les données nécessaires pour pouvoir exécuter la mission de location, telles que des données relatives au bien, votre identité et vos coordonnées de contact. Nous conservons également des informations supplémentaires que nous apprenons concernant le bien ou d’autres informations utiles afin de rechercher un locataire approprié pour votre bien. Veuillez noter que le RGPD interdit de traiter des données à caractère personnel relatives à la race, la religion, l’orientation sexuelle, la santé ; de sorte que les « autres informations utiles » que nous notons ne peuvent en aucun cas avoir trait à de telles matières.
Les données à caractère personnel sont conservées afin de pouvoir exécuter la mission de location. Compte tenu des obligations légales en la matière et de notre responsabilité contractuelle, les données à caractère personnel sont conservées pendant au moins 10 ans. Par défaut, nous conservons vos données pendant une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pouvez demander la suppression de vos données.
Si vous confiez à notre entreprise la mission de rédiger un EPC, un certificat de conformité électrique, alors les données à caractère personnel nécessaires sont transmises à notre partenaire. Si un contrat de bail est conclu, ces données sont conservées, dans la mesure où elles sont nécessaires pour pouvoir établir le contrat de bail.
Si vous décidez que votre bien est publié sur un ou plusieurs sites d’annonces immobilières, nous transmettons à ce site d’annonces uniquement les données relatives au bien : donc aucune donnée de contact, ni d’autres données vous concernant.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du vendeur? Dans le cadre d’une mission de vente, nous conservons toutes les données nécessaires pour pouvoir exécuter la mission de vente, telles que des données relatives au bien, votre identité et vos coordonnées de contact. Nous conservons également des informations supplémentaires que nous apprenons concernant le bien ou d’autres informations utiles afin de rechercher un acheteur approprié pour votre bien. Les données à caractère personnel sont, en raison des obligations légales en la matière et de notre responsabilité contractuelle, conservées pendant au moins 10 ans. Par défaut, nous conservons vos données pendant une période de 30 ans, mais après 10 ans, vous pouvez demander la suppression de vos données.
Si vous confiez à notre entreprise la mission de rédiger un EPC ou un certificat de conformité électrique, les données à caractère personnel nécessaires sont transmises à notre partenaire. Si un compromis est conclu, ces données sont conservées, dans la mesure où elles sont nécessaires pour pouvoir établir le compromis. Si vous décidez que votre bien est publié sur un ou plusieurs sites d’annonces immobilières, nous transmettons à ce site d’annonces uniquement les données relatives au bien : donc aucune donnée de contact, ni d’autres données vous concernant.
Voir plus loin pour des informations importantes concernant vos responsabilités possibles en tant que vendeur.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous de l’occupant? Dans le cadre d’une mission de vente ou de location, nous conservons toutes les données nécessaires pour pouvoir exécuter la mission, à savoir vos coordonnées de contact. Nous les conservons jusqu’à ce que la mission soit terminée. Ensuite, les données sont supprimées si vous n’entretenez plus aucune relation avec notre bureau.
Quelles données à caractère personnel traitons-nous du prospect? Nous distinguons le prospect qui nous contacte et le prospect contacté activement. Lorsque vous nous contactez vous-même, sans engagement dans le but d’une éventuelle mission de location ou de vente, nous conservons votre identité, vos coordonnées de contact, les informations que nous obtenons concernant votre bien, ainsi que les autres informations qui nous permettent d’évaluer votre bien et le contexte ou la raison de votre contact. Nous faisons cela sur la base d’un intérêt légitime, à savoir pour traiter efficacement cette prise de contact sans engagement. Les données que vous nous transmettez, nous les conservons par défaut pendant 2 ans.
Il peut aussi arriver que nous vous contactions, lorsque nous apprenons que vous mettez peut-être votre logement en vente ou en location, ou que vous souhaitez le mettre. Des coordonnées de contact publiées peuvent, conformément au RGPD, être stockées. Si vous souhaitez encore être contacté par nous, alors nous traiterons vos données à caractère personnel comme nous le faisons pour les personnes qui nous contactent spontanément. Si vous ne souhaitez plus être contacté par nous, ou uniquement après un certain temps (p. ex. trois mois), nous le notons et nous ne vous recontacterons plus.
Et si vous faites partie de deux catégories de personnes concernées ?Il est possible que, au fil du temps, vous apparteniez à plus d’une catégorie de personnes concernées. Ainsi, un candidat-acheteur peut devenir vendeur par la suite. Dans ce cas, vos données à caractère personnel sont traitées selon les deux catégories, avec éventuellement plusieurs bases juridiques, et la durée de conservation la plus longue est appliquée.
Et qu’en est-il des données reçues de tiers, comme les sites d’annonces immobilières? Les biens, qu’ils soient à louer ou à vendre, peuvent être publiés sur des sites d’annonces immobilières. Les sites d’annonces immobilières proposent des possibilités pour des recherches, et pour recueillir et stocker vos coordonnées de contact. Avec votre consentement, un site d’annonces immobilières nous transmet vos coordonnées de contact, ainsi que le bien pour lequel vous êtes intéressé.
Vous recevez immédiatement de notre part un e-mail confirmant que nous avons reçu vos coordonnées de contact et les informations concernant le bien qui vous intéresse. Cet e-mail peut inclure une invitation à donner votre consentement pour recevoir automatiquement des messages provenant de biens similaires.
Nous pouvons aussi vous envoyer automatiquement une série de biens similaires à celui pour lequel vous avez demandé des informations. Cela parce que beaucoup de clients l’apprécient. Dans ce cas, vous pouvez toujours vous désinscrire en 1 clic.
Données historiques. Les données historiques sont des données à caractère personnel présentes dans notre base de données avant le 25 mai 2018, date d’entrée en vigueur du RGPD. Pour les personnes avec lesquelles nous avons un accord en cours ou pour lesquelles nous avons une obligation légale de conserver des données à caractère personnel, nous conservons bien entendu ces données. Pour les autres données à caractère personnel, qui ont été conservées soit sur la base du consentement, soit sur la base de l’intérêt légitime, dans nos fichiers, il est le plus souvent difficile ou impossible d’identifier sur quelle base nous avons conservé ces données à caractère personnel. Une entreprise a deux manières de traiter cela. Une première manière consiste à envoyer un e-mail à tout le monde dans ce fichier afin de demander de renouveler ou de confirmer le consentement à l’utilisation des données à caractère personnel. Dans ce cas, seules les données à caractère personnel des personnes qui ont effectivement consenti seront conservées. Une deuxième manière consiste à considérer le traitement des données à caractère personnel comme un intérêt légitime. Dans ce cas, lors de chaque contact, la personne concernée a la possibilité d’introduire une opposition au traitement et celui-ci sera alors arrêté. Chacune de ces manières peut être combinée avec une opération de nettoyage des anciennes données clients.
Nous avons choisi la première/deuxième manière de traiter les données historiques. Il va de soi que vous avez toujours le droit de demander l’effacement de ces données à caractère personnel historiques (en l’absence d’obligations légales et de conventions en cours).
Vos responsabilités en tant que vendeur. Pour plusieurs raisons, il est possible que la mission de vente que vous nous avez confiée se termine sans vente de votre bien. Dans ce cas, après la fin de notre mission, vous recevez la liste des candidats-acheteurs ayant visité votre bien ou ayant manifesté un intérêt sérieux. Cette liste contient des données à caractère personnel de ces candidats-acheteurs, à savoir le nom et le prénom, l’adresse e-mail et le numéro de GSM, ce dernier pouvant être partiellement rendu illisible. Même en tant que particulier, vous avez des obligations liées à cette liste en vertu du RGPD et vous êtes responsable du traitement de cette liste. Nous vous autorisons à conserver et consulter les données à caractère personnel de cette liste pendant 6 mois après réception. Il vous est interdit de communiquer ces données à caractère personnel à qui que ce soit et de quelque manière que ce soit, ou de les partager avec qui que ce soit. Il vous est également interdit de chercher activement le contact avec ces personnes. Après 6 mois, vous êtes tenu de détruire cette liste, ainsi que toute copie, scan et photo de celle-ci.
Contact. Pour toute question ou demande relative au traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter. Vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante :
Immo Dellaert
Faliestraat 101
9620 Zottegem
Vos droits en tant que personne concernée. En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs droits concernant vos données à caractère personnel. Vous disposez d’un droit d’accès à vos données à caractère personnel. Cela signifie que vous avez le droit d’obtenir l’accès aux données à caractère personnel que nous conservons à votre sujet. Veuillez noter que nous disposons d’un délai d’un mois pour répondre à votre demande et que nous pouvons vous demander une preuve de votre identité avant de donner suite à celle-ci. Vous disposez également d’un droit de rectification. Cela signifie que vous avez le droit de faire corriger des données à caractère personnel inexactes. Dans ce cas, nous pouvons vous demander une preuve de l’exactitude des données que vous fournissez. Vous disposez par ailleurs d’un droit à l’effacement. Cela signifie que vous pouvez demander l’effacement de vos données à caractère personnel. Attention, ce n’est pas toujours possible, notamment si nous avons une obligation légale de conserver des données à caractère personnel, si vous avez conclu une relation contractuelle avec nous, ou dans d’autres situations exceptionnelles. Le droit à l’effacement des données ne peut pas être utilisé pour mettre fin à un contrat en cours. Vous pouvez également vous opposer à certains traitements, notamment ceux que nous effectuons sur la base de notre intérêt légitime (non contraignant). Vous pouvez également à tout moment retirer votre consentement pour les traitements pour lesquels vous avez donné votre consentement. En ce qui concerne l’opposition et le retrait du consentement, nous cesserons le traitement si aucune autre base juridique ne rend le traitement nécessaire à l’heure actuelle. Enfin, vous disposez toujours du droit d’introduire une plainte auprès de l’Autorité de protection des données (www.privacycommission.be).
Sécurité. Vos données à caractère personnel sont traitées de manière confidentielle. Elles sont en outre sécurisées de manière appropriée, conformément au risque que leur traitement implique et, le cas échéant, conformément aux exigences légales spécifiques, et conservées et protégées.
Transmission à des tiers. Nous ne transmettons vos données à caractère personnel à des tiers qu’avec votre consentement, ou sur la base d’une obligation légale, ou de décisions judiciaires ou administratives, ou comme indiqué ci-dessus dans le cadre de l’exécution du contrat.
Médias sociaux et autres tiers. Sur notre site web, des liens peuvent renvoyer vers des plateformes de médias sociaux ou d’autres services de tiers. Nous n’avons aucune prise sur la manière dont ces services fonctionnent et ne sommes donc pas responsables. Nous n’avons pas non plus d’influence sur leur politique de confidentialité et de cookies. Lorsque vous utilisez votre profil sur les médias sociaux, le prestataire concerné de médias sociaux traite vos données à caractère personnel conformément à sa politique. Nous vous recommandons de lire attentivement leur politique relative aux données à caractère personnel.
Marketing direct. Par « marketing direct », on entend toute communication directe entre nous et vous-même qui a pour but de vous informer sur des produits et des services ou de mettre à jour votre profil client, et qui ne relève pas des e-mails envoyés dans le cadre de recherches personnalisées de biens immobiliers. Vous pouvez toujours vous opposer à l’utilisation de vos données à caractère personnel pour le marketing direct en appuyant sur le bouton de désinscription dans ce type d’e-mail ou en nous contactant à ce sujet.
Modifications de la présente politique de confidentialité.. Nous nous efforçons de maintenir cette politique de confidentialité stable. Toutefois, pour diverses raisons, il peut être nécessaire de modifier exceptionnellement cette politique de confidentialité. Veuillez donc vérifier régulièrement cette page en cas de modifications.
Décharge de la présente politique de confidentialité. Il est possible que certaines fonctionnalités ne soient pas encore ou pas encore entièrement mises en œuvre, ou qu’elles soient mises en œuvre d’une autre manière que celle décrite ici. Nous n’acceptons aucune responsabilité à cet égard. Quoi qu’il en soit, cela n’a aucune incidence sur vos droits que le RGPD vous accorde et que vous pouvez exercer à partir du 25 mai 2018.